社會的發展必然離不開各種數據支撐，包括企業的發展也離不開企業內部的文檔數據支撐，包括各種檔案，檔案的資產是企業核心競爭優勢的主要載體。其中檔案數字化管理是企業(ye)(ye)發展過程(cheng)中的一項(xiang)重要環節，它是企業(ye)(ye)的靈魂(hun)，也(ye)是推動(dong)企業(ye)(ye)發展的不竭動(dong)力(li)。特別是基于(yu)“知識(shi)(shi)(shi)資源(yuan)”為核心運營基礎的知識(shi)(shi)(shi)型(xing)企業(ye)(ye)，其內(nei)(nei)部知識(shi)(shi)(shi)總(zong)量無限增(zeng)長，知識(shi)(shi)(shi)更新速度日益加(jia)快(kuai)，整個(ge)(ge)“知識(shi)(shi)(shi)產品”制作過程(cheng)涉及數10個(ge)(ge)環節，需要與內(nei)(nei)外部多個(ge)(ge)團隊高效協(xie)作，其流(liu)程(cheng)尤(you)為復雜多樣(yang)化，這就必(bi)須(xu)執行檔(dang)案(an)數字化管理(li)了，必(bi)須(xu)借助(zhu)特定的文檔(dang)管理(li)軟件，對企業(ye)(ye)內(nei)(nei)部文檔(dang)、知識(shi)(shi)(shi)資產，檔(dang)案(an)文件進行結構化有序管理(li)，提高內(nei)(nei)部協(xie)作效率(lv)與資產利用率(lv)，提高辦公效率(lv)。

　　檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數字(zi)化是一(yi)項龐大的(de)系(xi)統建(jian)設(she)工(gong)程(cheng)，數字(zi)化教學工(gong)作內容涉及企業需要(yao)通過數字(zi)化檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)、人(ren)員、數字(zi)化設(she)備與技術(shu)等，最(zui)終的(de)產(chan)品(pin)是高質量的(de)電子檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數據。檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數字(zi)化控(kong)制系(xi)統設(she)計工(gong)程(cheng)發展需要(yao)我(wo)們(men)大量的(de)人(ren)力(li)、物力(li)和(he)財力(li)的(de)投(tou)入，同時也是需要(yao)對數字(zi)化的(de)流程(cheng)、質量問題實施可以(yi)有效的(de)組織、監控(kong)和(he)管理等工(gong)作。

　　1.明確檔案管理數字化內(nei)容及標準

　　確(que)定數字化(hua)文(wen)件的范圍和數量(liang)以及數字化(hua)任(ren)務的時(shi)間段(duan)。根據(ju)相(xiang)關(guan)規范的要求和檔案(an)(an)數字化(hua)的實際情況，制定詳細可行的紙質檔案(an)(an)整理、分級、編號、分頁、掃描和處理工作規范。

　　2.確定數字化實施技(ji)術和質量控(kong)制標準

　　紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案(an)(an)有很多種，如印(yin)刷紙(zhi)(zhi)、硫(liu)酸紙(zhi)(zhi)、繪圖紙(zhi)(zhi)等。為(wei)了(le)有效地完成數字檔(dang)案(an)(an)的(de)工(gong)作(zuo)，除了(le)要有相應的(de)掃描設備的(de)圖像處理軟(ruan)件外，還要同時對檔(dang)案(an)(an)的(de)特點(dian)進(jin)行分析。確(que)定(ding)實際實施(shi)的(de)技術手段，根(gen)據工(gong)作(zuo)標(biao)準(zhun)和工(gong)藝流程，確(que)定(ding)數字化工(gong)藝過程中各環節的(de)質量控制指標(biao)。

　　3.數字化加工(gong)環境建(jian)設和(he)工(gong)作(zuo)計劃

　　數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)加(jia)工(gong)場(chang)所組建局(ju)域網(wang)便(bian)于學(xue)生集中作(zuo)(zuo)(zuo)業、相互關系協調(diao)配合，高效安全管理系統掃描(miao)、圖像數(shu)據處理及文件收發等工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)。進行(xing)數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)加(jia)工(gong)前需要通過(guo)制定提供一(yi)個(ge)科(ke)學(xue)合理的工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)學(xue)習計(ji)劃，管理者利用(yong)該計(ji)劃經濟結合工(gong)程項目管理類軟件動態地管理數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)教學(xue)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)進程，兵(bing)進行(xing)設(she)計(ji)合理的調(diao)整，同時讓參與(yu)數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)教育(yu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的人員了解我們自己的工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)量和整個(ge)數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)進度，確保數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)研(yan)究進展順利。

　　4. 數字處理(li)環境建設和(he)工作(zuo)計劃

　　文件(jian)數(shu)字(zi)處理人員必須經(jing)過嚴(yan)格的(de)(de)(de)面(mian)試、考試后(hou)方可招聘，同(tong)時提(ti)供簡(jian)歷及相關文件(jian)，雙(shuang)方簽(qian)訂(ding)保密協(xie)議。工(gong)作人員由檔(dang)案(an)(an)數(shu)字(zi)處理公司經(jing)驗豐富的(de)(de)(de)項(xiang)目經(jing)理進行(xing)統一上崗(gang)培訓，掌握檔(dang)案(an)(an)數(shu)字(zi)化(hua)處理的(de)(de)(de)相關知識。檔(dang)案(an)(an)數(shu)字(zi)化(hua)涉及許(xu)多(duo)(duo)環(huan)節和(he)大量(liang)(liang)工(gong)作。往往需要大量(liang)(liang)的(de)(de)(de)工(gong)作人員來(lai)協(xie)調，在(zai)這種情(qing)況下，特別(bie)是需要明確工(gong)作的(de)(de)(de)內容和(he)責任(ren)，否則更多(duo)(duo)的(de)(de)(de)人，但協(xie)調困難，錯誤。

　　5.現場設(she)備管理

　　數字檔案處理(li)過程中(zhong)使(shi)用(yong)的掃描設備、服務(wu)器、存(cun)儲介質等，應當嚴格按(an)照保密設備進行管理(li)和使(shi)用(yong)，不得(de)使(shi)用(yong)沒(mei)有(you)保密保證的設備。

　　6.實時監控

　　根據信(xin)息安全管理體(ti)系 iso270001的要求，對加(jia)(jia)工(gong)現(xian)場實施24小時監控，及時掌握加(jia)(jia)工(gong)現(xian)場的狀態，確保信(xin)息安全的加(jia)(jia)工(gong)。

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